普段何気なく使っているパワーポイントかもしれませんが、
本当にその用途は、使い方は、適切なのか。一度見直してみます。
ビジネスマンの半数以上がパワーポイントの使い方などを習ったことがなく、独学で資料を作っているというデータもあります。
触っているうちになんとなく使えていても、
使いこなせます！と言い切れる人はごく少数かもしれません。
今さら聞けない…と言うより、聞いても答えられない人が多いのではないでしょうか。
ここでは各種設定の基本や、資料作りの考え方、デザインについて書いていきたいと思います。
まではず、Microsoft PowerPointとは、何のためのソフトなのか。
メーカーであるMicrosoftのサイトでは「プレゼンテーション ツール」と定義されています。
企画やサービス、研究などのプレゼンテーションする際に使うソフトということです。
ワードやエクセルと大きく違うのは、発表用に1枚ずつの「スライド」が設定されており、
それぞれ1枚の中でレイアウトを作っていくことができるということです。
ワードは文字量が増えれば自動的に2枚目に移行します。
エクセルはというと、永遠かと思うほど右にも下にもセルを増やすことができます。
イメージを例えると、ワードは便せんなのに対し、パワーポイントは画用紙、という感じです。
はみだしたら見えなくなる。
一枚の中に必ず伝えたいことが収まる必要がある。
もちろん、プレゼンツールであることくらいは知ってますよという方が多いかもしれませんが、
レイアウト編集のしやすさから、最近はなんでもかんでもパワーポイントで作ればいいと
思っている人も多いのが現状です。
ある日、上司がワードで作っていた資料を持ってきて
「この報告書をパワーポイントで作り直して。1案件1枚にまとめたいから。」
と言ってきました。
いけないことはありません。
でも、本来の目的を見失ってもいけません。
報告書は、「情報を蓄積・整理するための書類」であり
「デザインが必要な書類」ではありません。
たくさんの人が同じ書式で記入、保存していくためのソフトとしては、
確実にパワーポイントは使いにくいのです。
文字量が増えると2枚目が勝手に作られてしまうワードがわずらわしいと思うなら、
ワードを修正すればいいのであって、パワーポイントに変えてしまおうという、ちゃぶ台返しの
ような行為はおすすめできない、というかお断りなのです。
PPT大好き上司は、新人君にこんなことも言っていました。
「パワーポイントごときがきれいに作れないやつは何やってもダメだ。」
なんと！自分のことはきれいに棚の上に収納している上に何の根拠もないことを…！
と思った気持ちはそっとガムに込めて吐き捨てて。
あくまでも「発表する」ための」ツールです。
プレゼンテーションの目的は、誰かと5W1Hを共有すること、そのために相手の心を動かすことが目的です。
「きれい」やら「かっこいい」やら「おしゃれ」やら、そんなものは主観でしかなく、
何を伝えるか、どんな声で、どんな表情で、どんな言葉を使うかの方がはるかに重要です。
あくまでもツールの一つであるということを、何卒お忘れなきよう。
